1. Introdução

A redação dum pedido de subvenção é um verdadeiro desafio. Com efeito, toda a organização demandista deve provar a sua capacidade de satisfazer uma necessidade, na elaboração da proposta de projecto. Mas as fontes de financiamento são diversas e um apoio financeiro é sujeito a critérios diferentes. Antes de submeter a proposta do projecto, o demandista deve inteirar-se da missão de cada parceiro, de suas prioridades estratégicas e do seu orçamento. Com efeito, o beneficiário potencial multiplica as oportunidades de conseguir um financiamento procurando junto à fonte de financiamento adequado, o apoio financeiro específico para cada um dos componentes do seu projecto. Eis as grandes linhas do que a Open Society Initiative for West Africa (OSIWA) considera como as condições principais a serem reunidas para um pedido de subvenção. A OSIWA pede a toda a associação demandista dum financiamento que preencha e deposite um formulário de pedido de subvenção. No pedido, além do corpo da proposta do projecto, devem figurar em anexo as informações seguintes:

• Uma carta de acompanhamento assinada pelo presidente ou a presidente do conselho de administração ou qualquer outro responsável;
• No nome de contacto do autor da proposta de projecto e o endereço completo da organização para um seguimento posterior e esclarecimentos;
• O recibo do seu assento e, se se der o caso, um exemplo dos estatutos da organização;
• Uma lita dos membros do conselho de administração, dos administradores e do pessoal;
• Uma lista de suas actividades actuais ou, eventualmente, o seu último relatório anual;
• O orçamento habitual da organização e, eventualmente, as suas demostrações de resultados...
• Um projecto recente ou, eventualmente, um relatório de avaliação da organização.

2. Corpo da proposta de projecto

Nesta parte, veremos como estruturar um pedido.

2.1 Resúmo analítico

O resumo analítico dá uma vista geral do projecto para o qual se procura um apoio e traz breves respostas às perguntas seguintes:

• Qual é a questão ou o problema que se pretende resolver?
• Qual é a ordenação cronológica do projecto?
• Qual é, em poucas palavras, a metodologia aplicada?
• Quem realizará o trabalho?
• Qual é o nível de financiamento requerido para o projecto / programa?

O resumo analítico deve ser estruturado da maneira seguinte:

• Problema / objectivo: fazer uma breve descripção do problema ou da necessidade identificada e que se pretende resolver;
• Abordagem: dar uma breve descrição do projecto / programa incluindo a metodologia aplicada, os beneficiários e o seu impacto geográfico;
• Duração do projecto / programa: indicar a duração do projecto e o tempo necessário para o financiamento pedido;
• Projecto / programa: descrever os iniciadores do projecto e seus parceiros eventuais, por exemplo, a organização pode decidir de desenvolver um programa em colaboração com outra instituição. Ou, uma agência do financiamento desejou colaborar numa parte do projecto / programa e participou da concepção do projecto.
• Necessidades de financiamento: indicar o financiamento procurado, o financiamento provindo de outras fontes e as necessidades previsionais de financiamento no futuro. É importante precisar claramente a parte que representa o financiamento pedido relativamente ao total das participações no quadro do projecto e quais são os outros parceiros jà solicitados. Indicar a moeda local utilizada e convertir o valor de cada rubrica do orçamento em dólares americanos sem esquecer de mencionar a taxa de conversão aplicada.

Estas informações podem ser repertoriadas num quadro de maneira seguinte: Propostas de fontes de financiamento Montante no primeiro ano Montante no 2° ano (conforme o caso) Open Society Initiative for West Africa Montante em moeda local e em dólares americanos Organização parceira Recursos próprios da organização Outras fontes de financiamento Total

2. 2 Justificativa

Esta parte permite aos avaliadores perceber o contexto em que o projecto tem lugar. Deve-se provar um domínio perfeito dos problemas que se tenciona resolver pelo projecto, uma compreensão do impacto imediato e a longo prazo deste trabalho e uma capacidade concreta para levar a cabo as actividades programadas. Ao apresentar as vantagens do projecto, tem que ser conciso e fazer-se estas perguntas:

• Que necessidade ou problema pretende atender ou resolver a proposta do projecto? Fazer então o histórico e dar estatísticas. Para argumentar melhor, evitar as informações vagas e gerais demais;
• Como foi identificada esta necessidade e por quem? (Por exemplo, o papel da comunidade local no processo de identificação);
• Porque acreditar que se pode dar uma contribuição original neste domínio? Como poderá completar e não duplicar o trabalho dos outros?
• Como se integra o programa na estratégia e na missão global da organização?

Descrição do projecto Pela descrição do projecto, dá-se uma idéia do que se tenta fazer, da maneira de realizar os objectivos definidos e o prazo para realizá-los. Esta parte deve responder às perguntas seguintes:

• Que? : descrever detalhando a missão e os objectivos do projecto. Se a missão for essencialmente conceptual e abstrata, os objectivos são bem específicos e concretos, avaliáveis e realisáveis num prazo determinado.

Por exemplo: Missão: o programa ajudará a criança na melhoria da sua aprendizagem de leitura, depois da escola. Objectivo: o programa de apoio escolar depois da escola permitirá a 50 crianças de melhorar o seu nível de leitura como o mostram os testes de leitura padronizados, aplicados depois de seis meses de participação no programa.

• Como? Dar uma descrição detalhada dos componentes do programa a aplicar, do seu início até a sua realização completa. Os métodos aplicados devem ser compatíveis com os objectivos acima referidos.
• Quando? Nesta parte, indicar a cronologia (timeline) : a ordenação e a programação das actividades. A elaboração dum calendário de realização seria útil.
• Quais são os resultados esperados? Como na parte consagrada aos objectivos, nesta parte da proposta de projecto, tem que falar de novo dos objectivos, de maneira mais exaustiva e detalhada. Ver se todas as actividades estão abrangidas. Cada causa deve produzir um efeito.

2.4 Durabilidade

Uma proposta deve conter a descrição de sua durabilidade. Ainda que seja difícil de prever, de maneira detalhada, o que vai acontecer, pode-se integrar um plano razoável na estrutura da estratégia e do programa do projecto e torná-lo parte integrante do programa de trabalho. A durabilidade consiste na capacidade duma organização a dispor e gerir bastante recursos que possibilitarão a realização efectiva e lógica da sua missão, dentro do prazo determinado, sem muito depender duma fonte de financiamento específica. As organizações duráveis pelo menos das seguintes qualidades:

• Uma missão e uma orientação claras; e
• As competências requeridas para atraer, por um lado, os recursos junto a .... fontes, inclusive, os parceiros locais, nacionais ou internacionais e por outro lado, a perícia necessária para assegurar a gestão eficiente dos recursos a favor das comunidades.

No total, as organizações duráveis dispõem igualmente todas ou duma parte das vantagens seguintes:

• A faculdade duma análise correcta do contexto, duma adaptação adequada e da exploração de todas as oportunidades oferecidas;
• Uma orientação firme e uma gestão sã;
• Uma disposição para atrair e manter um pessoal experimentado;
• Uma capacidade de produzir vatagens e serviços adequados tendo o máximo de impacto no seio das comunidades;
• A capacidade de evidenciar e de transmitir este impacto que valerá na adquisição de outros recursos;
• O apoio e a participação da comunidade; e
• O engajamento a contribuir na formação de comunidades duráveis (e sem compromissos).

Existe vários tipos de durabilidades:

A durabilidade das vantagens

Por estes termos designa-se a perpetuação das vantagens resultando duma actividade em relação ou sem relação com a instituição ou programa que estimulou a actividade referida no início. As fontes destas vantagens podem mudar mas as vantagens continuam a manifestar-se porque são objecto dum pedido muito forte no meio da comunidade.

A durabilidade da organização

A durabilidade da organização ou instituição sublinha a importância da missão de organizações duráveis capazes de realizar vantagens duráveis no quadro do desenvolvimento.

A durabilidade financeira

A durabilidade financeira é um componente da durabilidade somente. Ela implica que uma organização é capaz de recolher recursos junto a fontes diversas, (no caso, fontes locais, nacionais e internacionais, públicas ou privadas), de acrescentar a parte dos financiamentos locais e de gerar rendas crescidas et de evitar assim que a organização dependa dos parceiros estrangeiros.

A durabilidade da comunidade

Este tipo de durabilidade implica que as ONGs contribuam na formação de comunidades duráveis, isto é, comunidades que não dependem a longo prazo do serviço das ONGs. Trata-se antes de capactitá-las para:

• Criar organizações com base na comunidade para prestações de serviços;
• Exercer uma pressão efectiva sobre o governo para que garanta os serviços mencionados;
• Criar serviços no sector privado.

À luz das definições acima referidas, seria talvez útil analisar diversas questões relativas à durabilidade na proposta de projeto, a saber:

• Os parceiros multiplos;
• A partilha dos custos (contribuição comum nos fundos e contribuição correspondente em natureza, etc.
• Nível de envolviemento dos parceiros;
• Exemplos de durabilidade de vantagens, durabilidade da organização, durabilidade financeira ou durabilidade de comunidade, conforme as definições jà mencionadas;
• Os desafios em matéria de planificação da colheta de fundos;
• A redução do papel dos parceiros ao decorrer do tempo.

2.5 Avaliação

A avaliação é um bom instrumento de gestão e a maioria dos parceiros recomendam que cada organização explica como conta avaliar o projecto ou programa ao decorrer do tempo. Como a planificação estratégica, a avaliação poderá ajudar a melhorar o programa. A avaliação pode constituir uma excelente motivação permitindo a outros de aproveitar a experiência na realização do seu projecto. Existe duas formas de avaliação formal. Uma avalia a produção ou resultados do programa; a outra analisa o processo que permitiu a realização dos objectivos. Cada uma ou ambas poderiam convir ao projecto. E para uma como para outra, terá que descrever como os dados da avaliação serão recolhidos e analizados. Deve-se apresentar um plano de vulgarização da avaliação e dos seus resultados e o público alvo. No caso, poderia ser aplicado no plano interno ou conjuntamente com as organizações financeiras ou talvez até mereceria beneficiar um público mais largo.

2.6 Lista do pessoal, governação e elementos de referencia relativos aos parceiros

Ao descrever o projecto, será, certamente, tratado o aspecto relativo aos recursos humanos do projecto. Não esquecer de fornecer, pelo menos, algumas informações relativas ao pessoal, às qualificações e atribuições de cada um. Pode-se incluir os currículos. Os recursos humanos podem integrar tanto os benévolos como os consultantes e os assalariados. Se iniciar o projecto com um parceiro cujo pessoal está envolvido na finalização do projecto, não esquecer de fornecer elementos de referência relativos às principais pessoas envolvidas. Seria útil fornecer igualmente as seguintes informações:

• Onde e quando foi criada a organização?
• Exemplos de outras actividades em que participa a organização;
• As suas primeiras fontes de financiamento;
• Se o solicitador trabalhou ou não, no passado, para a organização e quando? Se for o caso.

Por outro lado, seria útil juntar cópias dos documentos mencionando a intenção de envolvimento efectivo do parceiro neste projecto específico e qualquer outra prova de financiamento provindo dele e já recolhido. Enfim, é importante descrever a governação no seio do projecto sobretudo se for exercida por duas ou mais organizações parceiras.

• Como são tomada as decisões no seio do projecto?
• Foi convocado um comité de projecto? Como e por quem?
• Indicar quem e que organização é responsável pelas diferentes partes do projecto.

Entre as partes (duas ou mais), foi concluido e aplicado um Memorando de Acordo (MDA)?

3. Orçamento do projecto

Geralmente, tem que fornecer aos parceiros financeiros um resumo do orçamento, acompanhado de estados separados dos custos administrativos, dos custos relativos ao programa e do custo de capital. As organizações devem fornecer:

• Um orçamento global da organização (que reflete todos os custos administrativos relativo ao capital e ao projecto da organização) para cada exercício a financiar além do orçamento pelo qual foi solicitado um financiamento junto ao parceiro.
• Informações sobre as funções orçamentais que devem financiar cada um dos parceiros solicitados pela organização.

Em princípio, um orçamento é elaborado de baixo para cima, com base na missão e nos objectivos da organização e na metodologia proposta na elaboração do projecto; a missão e os objectivos deveriam ser correctamente analisados para determinar o nível das actividades do programa e os meios propostos para a sua realização. Tem que resumir em folhas de cálculo, a lista das funções orçamentais e os cálculos efectuados para conseguir uma soma final para cada rubrica. Estas folhas devem acompanhar o orçamento sob a forma de anotações que devem ser igualmente conservadas para lembrar o modo de cálculo destas somas. Estas folhas de cálculo podem servir na evolução da peoposta de projecto e nas discussões com os parceiros. Estas anotações constituem igualmente instrumentos importantes para o projecto depois da sua implementação e para a realização de relatórios no fim da subvenção. Se o projecto não tem obrigação de fornecer um orçamento detelhado função por função, geralmente, indica-se as despesas cobertas pela contribuição do parceiro no projecto.